Num tempo em que a informação é um dos recursos mais valiosos de qualquer organização, a gestão eficaz de documentos administrativos e contabilísticos deixou de ser uma mera obrigação legal para se tornar numa competência estratégica. O arquivo destes documentos – em formato físico ou digital – é essencial para garantir a continuidade dos processos, a rastreabilidade das decisões e o cumprimento das exigências legais e fiscais que regulam a atividade empresarial.
O conceito de arquivo abrange o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer da sua atividade. Estes documentos, independentemente do seu suporte, têm valor administrativo, legal, financeiro e, em muitos casos, histórico. A sua correta classificação, conservação e eventual eliminação obedece a regras específicas e deve ser enquadrada por políticas de gestão documental bem definidas.
A legislação portuguesa impõe deveres rigorosos nesta matéria. Leis como a de Acesso aos Documentos Administrativos, o Código do Procedimento Administrativo ou os diplomas fiscais e comerciais estabelecem os direitos de consulta, os prazos de conservação e as obrigações das entidades quanto ao tratamento dos seus arquivos. As empresas devem, por exemplo, conservar documentos contabilísticos como faturas, relatórios, extratos bancários e declarações fiscais por períodos que podem ir até 12 anos. Estes documentos não servem apenas para efeitos de fiscalização – são também uma garantia da transparência e da robustez da atividade económica desenvolvida.
Além disso, a crescente digitalização dos processos, com a introdução da faturação eletrónica e do arquivo digital, traz novos desafios e obriga ao domínio das normas legais associadas. A desmaterialização da informação exige cuidados específicos com a segurança, a autenticidade e a acessibilidade dos ficheiros digitais, bem como o recurso a sistemas certificados de arquivo eletrónico, de forma a garantir a validade legal dos documentos.
Neste contexto, o conhecimento da legislação sobre o arquivo de documentos administrativos e contabilísticos é fundamental não só para os profissionais da área da contabilidade, da administração ou da gestão documental, mas também para todos os que intervêm na organização interna de empresas e instituições públicas. A falta de rigor na gestão documental pode originar perdas de informação, sanções fiscais e até responsabilidades legais.
Para responder a estas necessidades, o Citeforma vai promover, em maio, um webinar dedicado à legislação sobre arquivo de documentos administrativos e contabilísticos. Com a duração de 4 horas, esta formação online vai permitir compreender os conceitos-chave, conhecer o enquadramento legal e aplicar boas práticas que garantam a conformidade e a eficácia na gestão documental das organizações. Saiba mais AQUI.
11 abril 2025
